Wystawianie faktur - o czym należy pamiętać?

Kierowanie firmą, choć ma zawiera w sobie również mnóstwo obowiązków - jednym z nich jest konieczność wystawiania faktur vat. Aby nie robić tego manualnie cały czas, powstały programy do usprawnienia oraz skomputeryzowania tego mechanizmu. Jak sama nazwa pokazuje, programy takie pomogą wystawić różnego typu faktury, ale także rachunki i inne arkusze rachunkowe. Stanowi to wyjątkowo skuteczne rozwiązanie dla mniejszych i średniej wielkości firm, które nie korzystają z program magazynowy rozbudowanych oprogramowań magazynowych.

ERP - kompletny program do administrowania firmą

Enterprise Resource Planning to forma, którą przyjmują nowoczesne programy do zarządzania firmą, a zatem także do wystawiania faktur. Nie trzeba obecnie wielu programów, które będą wykonywały poszczególne czynności - całość właśnie znajdziemy w pojedynczej, kompletnej aplikacji, jaka umożliwi robienie całej księgowości. Programy takie funkcjonują zazwyczaj na jednej bazie danych, co jest niezwykle korzystne, gdyż sprawia, że jakakolwiek zmiana a także nowe dane będą widoczne w każdej jednostce oprogramowania.

Wybieranie doskonałego oprogramowania

Jest wiele składników, które będą oddziaływać na komfort użytkowania a także skuteczność pracy oprogramowania do wystawiania faktur. Poznajmy najważniejsze aspekty dla biznesmena.

• Prostota oraz wygoda. Oprogramowanie do spisywania faktur powinien być przejrzysty w obsłudze.To wszystko można osiągnąć przez intuicyjną nawigację, która nie potrzebuje dużo umiejętności ani szkolenia. Znalezienie funkcji, których chcemy, nie powinno nam zabrać wiele czasu.

• Pomocny i dostępny support. Jest to szczególnie pomocne dla nowych przedsiębiorców, którzy nigdy dotąd nie mieli do czynienia z wystawianiem faktur. Czasem nawet prosty interface może nie starczyć, a wówczas dostępny support będzie niesamowicie pomocnym narzędziem do zdobycia wiedzy.

• Automatycznie wprowadzanie informacji GUS. Punkt ten oznacza pewną z najważniejszych zalet programu do wystawiania faktur, a dokładnie jego automatyzm. Jest to przebieg, jaki szczególnie przyspiesza całą procedurę, a także zmniejsza zagrożenie zrobienia jakiegokolwiek błędu przy uzupełnianiu pól z danymi. Warto zatem sprawdzić, czy określona aplikacja ma w sobie taką funkcję.

• Limit wypisywania faktur. Przeważnie istnieje on jedynie w odmianach darmowych programów. Jest to przeważnie limit, jaki mieści się w granicach od trzech do dziesięciu faktur vat miesięcznie. Stanowi to element, który trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania.

• Opcja wypisania wielu dokumentów. Faktury VAT nie są jedynym, o co muszą się martwić przedsiębiorcy, dlatego wartościową funkcją będzie poszerzenie opcji oprogramowania o dodatkowe możliwości, co dużo z dostępnych aktualnie aplikacji czyni. Odpowiednie oprogramowanie powinno umożliwiać wystawianie faktury zaliczkowej, korygującej, proformy, a nawet paragonów i rachunków.

• W zgodzie z przepisami. Wydaje się oczywiste, ale jeśli wolimy programy zagraniczne, należałoby zwrócić uwagę na to, czy nie odstają one od polskich przepisów. Należałoby także ufać producentom, którzy systematycznie modyfikują własne programy ze względu na zmiany, które często w prawie istnieją.

• Mobilność. W dzisiejszych czasach szczególnie często przeprowadzamy pracę także w inne wymiary naszych żyć, a zatem nie zawsze działamy z biura. Substytuty mobilne bazowego oprogramowania będą szczególnie potrzebne w życiu dzisiejszego właściciela biznesu.

Sporo różnorodnych aspektów wpływa na wybór odpowiedniego programu do wystawiania faktur vat. Na rynku znajdziemy wiele rozmaitych aplikacji, między innymi ta od marki Rafsoft, jaki spełnia większość oczekiwań klientów. Należałoby dobierać oprogramowanie pod względem swoich potrzeb własnej firmy.